Roles y permisos

PropPilot usa control de acceso basado en roles (RBAC) para gestionar lo que cada miembro del equipo puede hacer. Hay tres roles: Owner, Admin y Agent.

Visión general de los roles

Rol	Descripción	Usuario típico
Owner	Control total, incluyendo facturación y eliminación	Dueño del negocio, CEO
Admin	Control operativo completo	Mánager, líder de equipo
Agent	Operaciones del día a día	Agente comercial, soporte

Permisos detallados

Acceso a funcionalidades por rol

Funcionalidad	Owner	Admin	Agent
Dashboard	✅	✅	✅
Agents	✅	✅	❌
Knowledge Base	✅	✅	✅
Projects	✅	✅	✅
Contacts	✅	✅	✅
Inbox	✅	✅	✅
Calendar	✅	✅	✅
Usage Analytics	✅	✅	✅
Settings (Profile)	✅	✅	✅
Members	✅	✅	❌
Integrations	✅	✅	❌
Settings (Org)	✅	✅	❌
Billing	✅	✅*	❌
Audit Logs	✅	✅	❌
Eliminar organización	✅	❌	❌
Transferir propiedad	✅	❌	❌

*Los Admins pueden ver la facturación pero no hacer cambios críticos

Rol Owner

El Owner tiene control total sobre la organización.

Capacidades exclusivas del Owner

Solo el Owner puede:

• Eliminar la organización - Borrar permanentemente todos los datos
• Transferir la propiedad - Asignar el rol de Owner a otro miembro
• Acceder a toda la facturación - Gestión completa de facturación y pagos
• Autoridad final - Anular cualquier ajuste o decisión

Limitaciones del Owner

• Solo puede haber un Owner por organización
• El Owner no puede ser eliminado (solo transferido)
• La cuenta Owner no puede degradarse a Admin o Agent

Transferir la propiedad

Para transferir la propiedad a otro miembro:

1. Ve a Settings → Organization
2. Encuentra Transfer Ownership
3. Selecciona al nuevo Owner
4. Confirma la transferencia

Acción irreversible

Transferir la propiedad te degrada inmediatamente a Admin. Esto no se puede deshacer sin la cooperación del nuevo Owner.

Rol Admin

Los Admins tienen amplio control operativo pero no pueden hacer cambios destructivos.

Capacidades del Admin

Los Admins pueden:

• Gestionar miembros del equipo - Invitar, editar roles, eliminar miembros
• Configurar integraciones - Configurar Chatwoot, Stripe, etc.
• Gestionar ajustes de la organización - Actualizar nombre, logo, etc.
• Ver la facturación - Ver planes, facturas, uso
• Acceder a los audit logs - Revisar el historial de actividad
• Todas las capacidades de Agent - Más todo lo anterior

Limitaciones del Admin

Los Admins no pueden:

• Eliminar la organización
• Transferir la propiedad
• Eliminar al Owner
• Acceder a algunas acciones de facturación (como la cancelación)

Mejores casos de uso

Asigna el rol de Admin a:

• Mánagers de departamento
• Líderes de equipo
• Administradores técnicos
• Personal sénior que necesite acceso completo

Rol Agent

Los Agents gestionan las interacciones del día a día con los clientes.

Capacidades del Agent

Los Agents pueden:

• Ver y gestionar conversaciones - Acceso al inbox
• Gestionar contactos - Crear, editar, ver contactos
• Acceder a la base de conocimiento - Subir y gestionar documentos
• Gestionar proyectos - Ver y editar propiedades
• Ver analítica - Consultar uso y rendimiento
• Ajustes personales - Actualizar su propio perfil

Limitaciones del Agent

Los Agents no pueden:

• Acceder a la página Agents (no pueden crear ni configurar agentes de IA)
• Acceder a la página Members (no ven al equipo)
• Acceder a Integrations (no pueden configurar)
• Acceder a los ajustes de la organización
• Acceder a la facturación
• Ver los audit logs
• Invitar o eliminar miembros del equipo

Mejores casos de uso

Asigna el rol de Agent a:

• Representantes de ventas
• Personal de atención al cliente
• Agentes inmobiliarios
• Nuevos miembros del equipo

Elegir el rol adecuado

Guía de decisión

¿Esta persona necesita...

Gestionar facturación o eliminar la organización?
  → Owner (solo uno por organización)

Invitar miembros o configurar integraciones?
  → Admin

Solo gestionar conversaciones y contactos?
  → Agent

Principio de mínimo privilegio

Otorga el rol mínimo necesario para el trabajo:

• Empieza con rol Agent para nuevos miembros
• Sube a Admin solo cuando sea necesario
• Reserva Owner para decisiones de negocio

Cambios de rol

Subir un rol

1. Ve a Members
2. Haz clic en el miembro
3. Cambia el rol a un nivel superior
4. Guarda los cambios

Efecto: acceso inmediato a las nuevas funcionalidades

Bajar un rol

1. Ve a Members
2. Haz clic en el miembro
3. Cambia el rol a un nivel inferior
4. Guarda los cambios

Efecto: pérdida inmediata de acceso a las funcionalidades restringidas

Permisos específicos del Calendar

El Calendar tiene pestañas adicionales basadas en rol:

Pestaña	Owner	Admin	Agent
My Bookings	✅	✅	✅
Event Types	✅	✅	✅
Availability	✅	✅	✅
Connection	✅	✅	✅
All Bookings	✅	✅	❌
Assignment Rules	✅	✅	❌
Branding	✅	✅	❌

Consideraciones de seguridad

Auditorías regulares

• Revisa la lista de miembros mensualmente
• Elimina cuentas inactivas
• Verifica que las asignaciones de rol sean apropiadas
• Revisa los audit logs en busca de actividad inusual

Offboarding

Cuando un miembro del equipo deja la empresa:

1. Elimínalo de PropPilot
2. Revoca cualquier invitación pendiente
3. Revisa las credenciales compartidas
4. Comprueba que se haya eliminado el acceso a Chatwoot

Autenticación multifactor

Anima a todos los miembros a activar MFA:

1. Ve a Settings → Profile
2. Activa Two-Factor Authentication
3. Escanea el código QR con una app de autenticación

La MFA puede exigirse a nivel de organización (ajuste de Owner/Admin).

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener varios Owners?

No, solo puede haber un Owner por organización. Usa el rol Admin para otros que necesiten acceso amplio.

¿Pueden los Agents verse entre ellos?

No, los Agents no pueden acceder a la página Members. Trabajan de forma independiente sin visibilidad sobre la estructura del equipo.

¿Qué pasa con los datos cuando se elimina a alguien?

Sus datos (conversaciones gestionadas, contactos creados, etc.) permanecen en el sistema. Solo se revoca el acceso a su cuenta.

¿Puedo crear roles personalizados?

Actualmente, PropPilot tiene tres roles fijos. Contacta con soporte para necesidades enterprise de roles personalizados.

¿Qué sigue?

Aprende a gestionar tu suscripción:

Planes de suscripción →